Kesalahan Selama Perencanaan Acara Virtual Event
Meskipun penyelenggaraan konferensi virtual event menjadi lebih populer, banyak perencana acara virtual masih membuat kesalahan yang menyebabkan pengalaman peserta yang buruk. Sisi positifnya adalah, semakin kita gagal, semakin banyak kita belajar dan berkembang.
Kami juga percaya bahwa seseorang dapat menjadi penyelenggara yang lebih efisien yang belajar dari kegagalan orang lain daripada kegagalan Anda sendiri. Artikel ini menguraikan 3 kesalahan acara virtual yang harus dihindari selama perencanaan dan merekomendasikan apa yang harus dilakukan.
1 Tidak ada sinar matahari ketika tidak ada tes yang dilakukan
Bayangkan, Anda menemukan platform acara mutakhir untuk acara virtual Anda. Anda mengundang pembicara yang paling diinginkan, sponsor setuju untuk mendukung Anda dan semua peserta terdaftar sekarang menunggu untuk memulai. Bukankah itu terdengar seperti peristiwa dalam mimpi, ya? Tapi tunggu, mari kita lihat apa yang terjadi selanjutnya. Di awal, Anda ucapkan perkenalan singkat, sambut setiap peserta, lalu Anda sampaikan kepada pembicara pertama yang paling dicari.
Meskipun alat acara virtual tampaknya sangat menjanjikan, uji setiap komponennya jajak pendapat, tanya jawab, jaringan, dan bagian lain yang akan Anda gunakan pada acara langsung. Cobalah untuk memanggil setiap pembicara melalui platform untuk memeriksa kualitas suara dan videonya. Pastikan, Anda memeriksa perangkat yang sama yang akan digunakan speaker selama acara nyata. Menguji perspektif peserta adalah solusi terbaik untuk menghilangkan masalah yang tidak terduga. Biasanya, 30 menit waktu Anda ini membuat perbedaan yang sangat besar.
2 Pilihan Perangkat Lunak Salah
Banyak perencana acara memilih alat konferensi video seperti Zoom sebagai perangkat lunak untuk menyelenggarakan acara online. Mencari solusi live streaming cepat, mereka sering kecewa ketika ternyata, sulit untuk menjaga penonton tetap terlibat dan berinteraksi dengan mereka melalui itu.
Biasanya, platform video seperti itu paling cocok untuk pertemuan 1: 1 atau webinar di mana tujuan utamanya adalah menonton dan mendengarkan pembicara. Terkait pengaturan acara kecil atau menengah secara online, dengan membeli tiket, peserta berharap mendapatkan lebih banyak “keuntungan” kecuali melihat presentasi pembicara.
Berbeda dengan ini, ada platform acara yang dikembangkan khusus untuk hosting acara hybrid dan virtual. Bergantung pada berapa banyak orang yang Anda rencanakan untuk berkumpul secara online dan apa tujuan acara tersebut, Anda dapat memilih aktivitas yang berbeda untuk audiens Anda mulai dari tanya jawab dan jajak pendapat hingga tugas individu yang akan membuat semua orang tetap terlibat.
Biasanya, mereka juga mengizinkan melakukan panggilan video 1: 1 untuk jaringan peserta guna mempromosikan hubungan profesional selama acara. Keuntungan lain untuk bisnis adalah kemungkinan untuk menandai acara dengan gaya perusahaan gunakan warna, logo, dan font Anda. Misalnya untuk merasakan suasana konferensi yang sesungguhnya, Worksup memberikan kesempatan untuk membuat expo online.
3 Tidak Membuktikan Pedoman
Setelah menguji sebagian besar fitur platform virtual Event itu sendiri, Anda mungkin salah mengira bahwa banyak elemen akan terlihat jelas bagi semua orang. Memang benar untuk mengatakan bahwa ada banyak platform yang mudah digunakan dengan antarmuka pengguna yang bagus.
Meskipun dalam kasus ini, peserta acara, yang mungkin belum pernah menggunakannya sebelumnya, mungkin bingung tentang cara menavigasi di sekitar platform. Akibatnya, meskipun Anda telah memilih perangkat lunak terkemuka dengan lusinan fitur, kemungkinan besar sebagian besar peserta tidak akan tahu apa yang harus dilakukan dengan setengah dari mereka.
